Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

LIND advies is de handelsnaam van Y.W. Lindeman, eenmanszaak. LIND advies is voor de verwerkingen in deze verklaring de verwerkingsverantwoordelijke.

• Adres: Zilverparkkade 25 B, 8232 WJ Lelystad
• KvK: 76589315
• E-mail: info@lindadvies.nl
• WhatsApp: +31 6 83526021

LIND advies is een administratiekantoor in Lelystad voor zzp’ers, stichtingen en particulieren. De dienstverlening bestaat onder meer uit administratieve ondersteuning, btw-aangiften, inkomstenbelasting, ondernemersadvies en bestuursondersteuning.

2. Op wie is deze verklaring van toepassing?

Deze verklaring geldt voor klanten, potentiële klanten en andere personen die contact hebben met LIND advies. Zij geldt ook voor contactpersonen en bestuurders van organisaties die klant zijn.

Wanneer LIND advies persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van een klant verwerkt, kunnen daarnaast afspraken met die klant gelden.

3. Welke persoonsgegevens verwerkt LIND advies?

LIND advies ontvangt persoonsgegevens rechtstreeks van jou. Afhankelijk van je vraag of opdracht kan het gaan om:

• naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres;
• geboortedatum en gegevens over je onderneming of organisatie;
• bank-, betaal-, administratieve en boekhoudkundige gegevens;
• inkomsten, uitgaven, facturen, banktransacties en andere financiële gegevens;
• fiscale gegevens, aangiften, aanslagen en correspondentie met de Belastingdienst;
• BSN, identificatiegegevens of identiteitsdocumenten, maar alleen wanneer die noodzakelijk zijn;
• afspraken, berichten en andere correspondentie;
• je keuze om wel of geen marketingberichten te ontvangen;
• technische gegevens die noodzakelijk zijn om de website veilig en goed te laten werken.

LIND advies vraagt niet om DigiD-inloggegevens, wachtwoorden of andere persoonlijke toegangscodes.

4. Waarom worden persoonsgegevens verwerkt?

LIND advies verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doelen en op basis van de daarbij genoemde grondslagen:

• Contact, intake en offerte: om een vraag te beantwoorden, een kennismaking in te plannen of voorbereidingen voor een overeenkomst te treffen.
• Uitvoering van de opdracht: voor administratie, aangiften, advies, bestuursondersteuning, facturatie en klantcontact.
• Wettelijke verplichtingen: wanneer gegevens nodig zijn om te voldoen aan fiscale, administratieve of andere wettelijke verplichtingen.
• Beveiliging en geschillen: om systemen en dossiers te beveiligen en om rechten of afspraken te kunnen vaststellen, uitoefenen of verdedigen. LIND advies heeft hierbij een gerechtvaardigd belang.
• Nieuwsbrieven en andere marketing: uitsluitend als je daarvoor toestemming hebt gegeven. Je kunt die toestemming altijd intrekken.

LIND advies gebruikt gegevens niet voor een ander doel dat niet verenigbaar is met het doel waarvoor de gegevens zijn ontvangen.

5. Communicatie en veilig aanleveren

WhatsApp wordt uitsluitend gebruikt voor praktische, niet-vertrouwelijke communicatie. Stuur via WhatsApp geen BSN, DigiD-gegevens, aangiften, aanslagen, identiteitsdocumenten of andere vertrouwelijke fiscale en financiële documenten.

Gevoelige documenten worden aangeleverd via Informer of via een ander passend en vooraf afgesproken kanaal, waaronder zo nodig Google Workspace met Gmail. Bij twijfel spreekt LIND advies eerst met je af welk kanaal wordt gebruikt.

6. Gebruik van AI-tools

LIND advies kan Codex of ChatGPT van OpenAI gebruiken als ondersteunend hulpmiddel, bijvoorbeeld voor het opstellen of samenvatten van teksten en het analyseren van documenten.

Waar mogelijk worden gegevens beperkt of geanonimiseerd. Als het voor een concrete opdracht noodzakelijk is, kunnen ook persoonsgegevens en gevoelige financiële of fiscale gegevens in de AI-dienst worden verwerkt. LIND advies blijft verantwoordelijk voor de beoordeling van de uitkomst. Er worden geen besluiten genomen die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking door een AI-tool.

De verwerking door OpenAI wordt mede bepaald door de voorwaarden en accountinstellingen die op het gebruikte account van toepassing zijn. LIND advies controleert deze voordat persoonsgegevens voor een opdracht met een AI-tool worden verwerkt.

7. Met wie kunnen gegevens worden gedeeld?

LIND advies verkoopt geen persoonsgegevens. Voor de uitvoering van de dienstverlening worden de volgende diensten gebruikt:

• Informer: voor boekhouding, aangiftewerkzaamheden en veilige documentuitwisseling;
• Google Workspace: voor Gmail, Drive, opslag en back-ups;
• OpenAI: voor ondersteunend gebruik van Codex of ChatGPT;
• Odoo: voor de website en de noodzakelijke websitefunctionaliteit.

Deze leveranciers kunnen persoonsgegevens verwerken voor zover dat nodig is om hun dienst aan LIND advies te leveren.

Gegevens kunnen daarnaast worden gedeeld met de Belastingdienst, banken, accountants of andere adviseurs wanneer dit nodig is voor de opdracht en dit met de klant is besproken. Gegevens kunnen ook worden verstrekt wanneer LIND advies daartoe wettelijk verplicht is.

8. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Informer vermeldt dat gebruikersgegevens versleuteld worden opgeslagen op servers rond Frankfurt in Duitsland en daarmee binnen de Europese Unie blijven.

Bij Google Workspace en OpenAI kan verwerking door leveranciers of subverwerkers buiten de Europese Economische Ruimte plaatsvinden. Volgens de voorwaarden van deze leveranciers worden daarvoor, waar nodig, beschermingsmaatregelen gebruikt, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen.

9. Hoe lang worden gegevens bewaard?

LIND advies bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is.

• Klantdocumenten worden zo kort mogelijk bewaard en in beginsel binnen 30 dagen na afronding teruggegeven of verwijderd, tenzij ze nog nodig zijn door een wettelijke verplichting of voor de behandeling van een klacht of geschil.
• Gegevens die LIND advies zelf op grond van een wettelijke bewaarplicht moet bewaren, worden zeven jaar bewaard. Een langere wettelijke termijn gaat voor als die in een bijzonder geval van toepassing is.
• Gegevens voor nieuwsbrieven en andere marketing worden bewaard totdat je de toestemming intrekt.
• Verwijderde gegevens kunnen nog maximaal 90 dagen in back-ups aanwezig zijn.

Een klant blijft zelf verantwoordelijk voor de bewaarplichten die voor de eigen administratie gelden. Verwijdering bij LIND advies ontslaat de klant niet van die verantwoordelijkheid.

10. Beveiliging

LIND advies neemt passende maatregelen om persoonsgegevens te beschermen. Daaronder vallen in ieder geval:

• tweestapsverificatie voor Informer, Google Workspace en OpenAI;
• persoonlijke toegangscodes en automatische schermvergrendeling op lokale computers;
• toegangsbeperking tot de gegevens die voor het werk nodig zijn;
• opslag en back-ups in Google Workspace en lokaal;
• gebruik van Informer of een afgesproken kanaal voor vertrouwelijke documenten;
• beperking van WhatsApp tot praktische, niet-vertrouwelijke communicatie.

Geen enkele beveiligingsmaatregel kan alle risico’s volledig uitsluiten.

11. Website, cookies en bezoekersstatistieken

De website gebruikt noodzakelijke Odoo-cookies voor de taalinstelling, de technische websitesessie, de tijdzone en het onthouden van je cookievoorkeur. Alleen wanneer je optionele cookies accepteert én de website via een link met campagnegegevens bezoekt, kan Odoo drie herkomstcookies plaatsen. Deze worden maximaal 31 dagen bewaard.

Daarnaast gebruikt de openbare website een Plausible-gebaseerd meetscript van Odoo voor cookieloze bezoekersstatistieken. De gecontroleerde scriptcode plaatst geen analysecookies en schrijft geen bezoekersprofiel naar de lokale browseropslag. Het script verstuurt in ieder geval de bezochte pagina, de verwijzende pagina en de breedte van het browservenster naar de analysedienst van Odoo.

Bij de technische controle zijn geen actieve Google Analytics-, advertentie-, Meta-, Hotjar- of vergelijkbare trackers aangetroffen. De actuele cookienamen, bewaartermijnen en keuzemogelijkheden staan in het cookiebeleid.

Als je via de website contact opneemt of een afspraak aanvraagt, gebruikt LIND advies de gegevens die je zelf invult om je verzoek af te handelen. Stuur via een websiteformulier geen BSN, DigiD-gegevens, aangiften, aanslagen of andere vertrouwelijke fiscale documenten.

12. Datalekken

Een mogelijk datalek kan worden gemeld via info@lindadvies.nl. LIND advies onderzoekt het incident, beperkt waar mogelijk de gevolgen en registreert het incident in het datalekregister.

Als de AVG dit vereist, meldt LIND advies het datalek binnen 72 uur na ontdekking bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Betrokken personen worden geïnformeerd wanneer dat wettelijk nodig is.

13. Jouw privacyrechten

Je kunt LIND advies vragen om:

• inzage in je persoonsgegevens;
• verbetering van onjuiste gegevens;
• verwijdering van gegevens;
• beperking van de verwerking;
• overdracht van gegevens;
• bezwaar tegen een verwerking;
• intrekking van een eerder gegeven toestemming.

Een verzoek kan worden gestuurd naar info@lindadvies.nl. Om te voorkomen dat gegevens bij de verkeerde persoon terechtkomen, kan LIND advies vragen om informatie waarmee je identiteit op passende wijze kan worden gecontroleerd.

LIND advies reageert in beginsel binnen één maand. Bij een ingewikkeld verzoek kan de wettelijke reactietermijn worden verlengd. Je ontvangt daarvan binnen één maand bericht.

Ben je niet tevreden over de behandeling van je gegevens of je verzoek? Neem dan eerst contact op met LIND advies. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

14. Wijzigingen

LIND advies kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer de dienstverlening, gebruikte systemen of wettelijke regels veranderen. Op de gepubliceerde versie worden steeds de versiedatum en de ingangsdatum vermeld.