Een uitgave is niet automatisch zakelijk omdat je die met je zakelijke rekening betaalt. Voor de administratie is vooral belangrijk waarom de kosten voor je onderneming zijn gemaakt en welk bewijs daarbij hoort.
Leg het zakelijke doel vast
Bewaar de factuur of bon en noteer bij twijfel waarvoor je de uitgave hebt gedaan. Dat is vooral nuttig bij kosten die ook een privé-element kunnen hebben, zoals telefoon, vervoer, een werkruimte of een zakelijke maaltijd.
Houd privé en zakelijk gescheiden
Gebruik bij voorkeur een aparte zakelijke rekening. Komt een privébetaling toch in de administratie terecht, verwerk die dan herkenbaar als privé. Bij gemengd gebruik moet het zakelijke deel kunnen worden onderbouwd.
Let op het verschil tussen kosten en btw
De regels voor aftrekbare ondernemingskosten en voor aftrek van btw zijn niet altijd gelijk. De Belastingdienst geeft aan dat privé-uitgaven niet aftrekbaar zijn en dat voor sommige kostensoorten beperkingen of uitzonderingen gelden. Controleer daarom de actuele regels voor jouw situatie.
Praktische controle per uitgave
- Is de uitgave gemaakt voor de onderneming?
- Is de factuur of bon compleet en leesbaar?
- Is er privégebruik dat apart moet worden verwerkt?
- Hoort de uitgave direct bij één jaar of moet deze over meerdere jaren worden verdeeld?
De actuele uitgangspunten staan op de website van de Belastingdienst over zakelijke kosten. Algemene voorbeelden vervangen geen beoordeling van je eigen situatie.
Bekijk wat LIND advies voor je zzp-administratie doet of stel je vraag.