Een subsidieadministratie moet laten zien wat is aangevraagd, welke voorwaarden gelden, welke activiteiten zijn uitgevoerd en hoe de middelen zijn besteed. Dat lukt het best wanneer het dossier vanaf de aanvraag wordt opgebouwd.
De basis van het dossier
- De ingediende aanvraag en alle bijlagen.
- De beschikking, overeenkomst en latere wijzigingen.
- De goedgekeurde begroting en eventuele financieringsmix.
- Bestuursbesluiten en relevante correspondentie.
- Facturen, betaalbewijzen en onderbouwingen per begrotingspost.
- Activiteitenverslagen en de uiteindelijke verantwoording.
Koppel kosten aan activiteit en begrotingspost
Bewaar niet alleen de factuur. Leg ook vast bij welke activiteit en begrotingspost de uitgave hoort. Wanneer een factuur meerdere projecten raakt, noteer dan hoe de verdeling tot stand is gekomen.
Maak wijzigingen zichtbaar
Een project kan tijdens de uitvoering veranderen. Controleer of toestemming nodig is voor een verschuiving in activiteiten, planning of budget. Bewaar de vraag, het antwoord en het bestuursbesluit bij elkaar.
Controleer de betreffende regeling
De vereiste stukken en termijnen verschillen per subsidieverstrekker. Gebruik daarom altijd de actuele regeling, beschikking en communicatie als leidraad. Een algemene checklist helpt bij de organisatie, maar bepaalt niet welke kosten in jouw subsidie zijn toegestaan.
LIND advies kan lokale stichtingen ondersteunen van aanvraag en begroting tot administratie en financiële verantwoording.
Lees meer over ondersteuning bij subsidies of bespreek je subsidiedossier.