Overstappen van administratiekantoor hoeft geen ingewikkeld traject te zijn. De belangrijkste voorwaarde is dat je vooraf vastlegt wat wordt overgedragen, welke aangiften al zijn gedaan en vanaf welke datum de nieuwe werkwijze ingaat.
1. Bepaal een logisch overstapmoment
Een jaar- of kwartaalgrens kan praktisch zijn, maar is niet verplicht. Kijk vooral naar openstaande aangiften, de beschikbaarheid van de administratie en de afspraken met je huidige dienstverlener. Controleer ook de opzegtermijn in de overeenkomst.
2. Maak een overdrachtslijst
- Administratie en rapportages van de lopende en voorgaande perioden.
- Ingediende btw- en inkomstenbelastingaangiften.
- Openstaande posten van klanten en leveranciers.
- Afspraken over afschrijvingen, privégebruik en terugkerende boekingen.
- Toegang tot boekhoudsoftware, bankkoppelingen en relevante portalen.
3. Controleer wat nog openstaat
Laat bevestigen tot en met welke periode de administratie is verwerkt en welke aangiften nog moeten worden ingediend. Noteer ook lopende vragen en correcties. Daarmee voorkom je dat beide kantoren hetzelfde werk uitvoeren of juist allebei aannemen dat de ander het oppakt.
4. Trek oude toegang zorgvuldig in
Pas toegangsrechten pas aan wanneer de overdracht compleet en gecontroleerd is. Gebruik persoonlijke accounts waar dat mogelijk is en deel geen DigiD, wachtwoorden of identiteitsdocumenten per e-mail of WhatsApp.
Een goede overstap begint met overzicht, niet met haast. LIND advies bespreekt vooraf de stand van zaken, gewenste werkwijze en ontbrekende stukken. Daarna ontvang je een duidelijke taakverdeling en planning.
Lees hoe LIND advies je administratie kan overnemen of bespreek je overstap.