Een goede administratie bestaat niet alleen uit geboekte bedragen. Ook facturen, bankgegevens, overeenkomsten en onderbouwingen horen bij het dossier. Bewaar ze zo dat je later kunt uitleggen hoe een bedrag tot stand is gekomen.
Welke gegevens horen bij de basisadministratie?
Denk aan de in- en verkoopadministratie, debiteuren en crediteuren, het grootboek, bankmutaties en relevante contracten. Ook digitale gegevens kunnen onderdeel zijn van de administratie. Alleen een papieren afdruk bewaren is niet altijd voldoende wanneer de digitale gegevens meer informatie bevatten.
De gebruikelijke bewaartermijn
De Belastingdienst vermeldt voor basisgegevens in het algemeen een bewaartermijn van zeven jaar. Voor gegevens over onroerende zaken en bepaalde bijzondere regelingen kan tien jaar gelden. De termijn begint niet altijd op de datum waarop een document is gemaakt; actuele contracten en andere doorlopende gegevens kunnen langer relevant blijven.
Werk met een vaste dossierstructuur
- Maak per boekjaar herkenbare mappen voor inkoop, verkoop, bank en belastingaangiften.
- Bewaar overeenkomsten en beschikkingen apart van losse facturen.
- Gebruik duidelijke bestandsnamen met datum, leverancier en onderwerp.
- Controleer regelmatig of bestanden leesbaar zijn en een back-up hebben.
Verwijder niet te vroeg
Een opgeschoond dossier is prettig, maar verwijder stukken pas wanneer je zeker weet dat de wettelijke en praktische bewaartermijn is verstreken. De actuele toelichting vind je bij de Belastingdienst over het bewaren van administratie.
Breng structuur in je zzp-administratie of bespreek je dossier.