Een begroting is meer dan een document voor de start van het boekjaar. Door de werkelijke inkomsten en uitgaven regelmatig naast de begroting te zetten, ziet het bestuur eerder waar bijsturing of uitleg nodig is.
Gebruik dezelfde indeling
Werk in de administratie met herkenbare categorieën die aansluiten op de begroting. Wanneer de begroting spreekt over activiteiten, huisvesting en communicatie, maar de boekhouding een heel andere indeling gebruikt, kost iedere vergelijking onnodig tijd.
Bespreek afwijkingen, niet alleen bedragen
Een verschil is niet automatisch een probleem. Noteer waardoor een afwijking is ontstaan, of die tijdelijk of structureel is en welk besluit het bestuur neemt. Zo ontstaat een dossier dat ook later begrijpelijk blijft.
Let op geld met voorwaarden
Subsidies en geoormerkte bijdragen kunnen eigen bestedings- en verantwoordingsvoorwaarden hebben. Houd deze middelen herkenbaar apart en controleer altijd de regeling, beschikking of overeenkomst. Een algemene begroting vervangt die voorwaarden niet.
Een praktisch financieel overzicht
- Begroting, realisatie en prognose per hoofdpost.
- Beschikbare middelen en nog te verwachten verplichtingen.
- Openstaande vorderingen en betalingen.
- Afwijkingen met een korte toelichting en actiehouder.
Een compact overzicht is vaak waardevoller dan een lang financieel verslag. Het doel is dat bestuursleden tijdig kunnen begrijpen wat er speelt en welke beslissing nodig is.
Bekijk de ondersteuning voor lokale stichtingen of bespreek je administratie.